Sistemas de reservas y cita previa online para tu negocio

La pandemia del coronavirus obligó a establecer restricciones de aforos a muchos comercios como restaurantes, peluquerías, tiendas… Para poder seguir trabajando se ha hecho imprescindible, en muchos casos, contar con algún sistema de reservas o cita previa online. Esto permite asegurar el poder seguir prestando servicios sin aglomeraciones y con un cierto orden para respetar las limitaciones vigentes en cada momento.

Un sistema de reservas puede ser super sofisticado, o algo tan sencillo como recibir llamadas y apuntar en una agenda, Excel o cuaderno, las horas reservadas para nuestros clientes.

Si tenemos una web hecha en WordPress o algún otro CMS ampliable mediante plugins, podremos encontrar soluciones para integrar un sistema de reservas en la propia web.

Está la opción de contratar un servicio de reservas online externo a nuestra web.

Por último, siempre podremos recurrir a algo sencillo y «manual», a la vez que útil, como facilitar la comunicación vía WhatsApp o algún servicio de mensajería online para que los clientes puedan contactarnos y solicitar su cita.

Plataformas de reservas y cita previa online externos

Son sistemas online que funcionan de forma independiente a nuestra web. Podremos darnos de alta en ellas, crear nuestro perfil, y configurar nuestro calendario, horario, cupos.

Cuando esté todo listo podremos poner un enlace desde nuestra web a la plataforma escogida para que el cliente acceda a la misma y realice su reserva.

Hay plataformas generalistas y otras enfocadas a un sector concreto como el de los hoteles y casas rurales, restaurantes, salones de belleza, etc.

Muchas de estas herramientas no son gratuitas y tienen un coste mensual o anual. Algunas de ellas son:

  • SimplyBook.me: sistema de reservas online para empresas que ofrecen servicios (peluquerías, talleres…). Disponen de una cuenta gratuita que permite hasta 50 reservas mensuales. Los planes de pago más básico parte de los 8€ al mes.
  • bookitit: otro sistema de reservas para empresas de servicios (centros de salud, estética, deportivos…). Su tarifa parte de los 14.5€ mensuales (si se paga anualmente).
  • Timify: software de reservas online y de planificación de recursos. Dispone de cuenta gratuita con funciones básicas. La cuenta de pago parte de los 25€ mensuales (pago anual).
  • FLOWww: sistema online para la gestión de centros de estética y belleza. Tarifas desde 29€ mensuales.
  • Planyo: sistema de reservas online flexible para distintos tipos de negocios (hoteles, parkings, alquileres, citas previas…). Desde 21€ mensuales.
  • Reservio: solución de reservas y cita previa online adaptada a diversos tipos de negocios de servicios. Dispone de un plan gratuito con funciones básicas y límite de 40 reservas mensuales. El plan de pago más asequible parte de los 8€ mensuales.
  • Shore: gestión de citas y clientes online. El plan básico parte de los 29€ mensuales.

Existen varias decenas de plataformas más, algunas que ofrecen servicios más completos (y un mayor coste) junto a la gestión de reservas y citas. Pero no se trata de enumerarlas todas, sino de indicar algunas de las más populares para que tengas una idea de sus características y precios.

Reservas y cita previa para WordPress

Si usas WordPress existen varios plugins a los que puedes recurrir para gestionar directamente en tu web reservas y citas previas.

Los plugins gratuitos suelen tener funciones más limitadas que los plugins premium o de pago, suelen tener además un diseño más austero. No obstante puede que resulte suficiente para tu negocio.

Te comentamos algunos de los plugins gratuitos más utilizados:

  • Booking Calendar: considerado uno de los mejores plugins gratuitos de reservas para WordPress, usado en más de 60.000 sitios web.
  • Easy Appointments: plugin flexible de reservas por horas que podrás adaptar a talleres, peluquerías, clínicas y cualquier comercio de servicios en general. Usado en más de 20.000 sitios web.
  • WP Simple Booking Calendar: un plugin muy sencillo y básico que sólo permite reservas por días enteros (para alojamientos de viviendas vacacionales). Usado en más de 10.000 instalaciones de WordPress.
  • Pinpoint Booking System: con diversas posibilidades de configuración en su versión gratuita, posee también de una versión de pago con características adicionales. Se integra con WooCommerce, Google Calendar, Airbnb… Usado en más de 7.000 sitios web de WordPress.
  • ReDi Restaurant Reservation: especializado en gestionar reservas para restaurantes. Usado en más de 1.000 sitios web.

Entre las soluciones más profesionales encontramos los siguientes plugins de pago:

  • WooCommerce Bookings: extensión de WooCommerce que permite vender reservas basadas en horas o fechas. Interesante si deseas cobrar online a tus clientes por las reservas. Su precio es de 249$ al año.
  • WooCommerce Appointments: otro plugin que se integra con WooCommerce para permitir los pagos online por tus reservas. Configurable, se puede adaptar a diversos tipos de negocios, especialmente de servicios. Su coste es de 89$ al año para un único sitio web.
  • Bookly: de aspecto moderno y altamente configurable, con un montón de características y e integraciones, permite pagos online. La versión de pago tiene un precio de 89$ (pago único) por sitio web.
  • LatePoint: sistema de reservas y cita previa que permite el pago online, completo e intuitivo, puede adaptarse a distintos tipos de negocios. Cuesta 79$ por sitio web.
  • Booked: sistema sencillo de reservas a través de calendario, que permite el pago online a través de los medios de pago de WooCoommerce. Su precio es de 49$ por sitio web.
  • Calendarista: sistema de reserva sencillo e intuitivo, con 10 modos de funcionamiento distinto para escoger el más adecuado a cada tipo de negocio. Se puede adquirir por 79$ la licencia para cada sitio web.

Los plugins de pago enumerados son genéricos y pueden adaptarse a diversos tipos de empresas. Existen muchos más, pero estos son algunos de los más populares y usados.

Con una rápida búsqueda en Google podrás encontrar decenas de plugins premium válidos para tu negocio. Hay soluciones más específicas para reservas de eventos online, eventos presenciales (ticketing), restaurantes, alojamientos…

Sistemas sencillos y manuales de reservas

En ocasiones la solución más evidente y sencilla resulta la más práctica, y barata.

Si no quieres complicarte con la instalación y configuración de plugins, o no estás dispuesto a invertir tiempo y dinero en una plataforma online, siempre puedes habilitar en tu web medios para que tus clientes contacten instantáneamente para solicitar su cita.

Por ejemplo, puedes facilitar un correo, número de teléfono, o un botón que conecte con WhatsApp para que puedan comunicarse al momento contigo a través de esta aplicación. De este modo pueden indicarte su intención de solicitar cita a la vez que realizar alguna duda.

Para que este sistema sea efectivo, es vital el tiempo de respuesta. Cuando un cliente te envía un WhatsApp para solicitar su cita, espera que le respondas a los pocos minutos, y no demores horas en contestar.

Si puedes alcanzar este nivel de disponibilidad y de rapidez de respuesta, algo tan sencillo como el WhatsApp, Telegram o cualquier herramienta de mensajería puede ser una alternativa eficaz a sistemas de reservas y cita previa online más complejo.


Ilustración por cortesía de freepik

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